SPONSORERET INDHOLD

Når en virksomhed vokser, følger der som regel flere kunder, ordrer og fakturaer med. Det er positivt for forretningen, men væksten kan også mærkes i økonomifunktionen. En administration, der fungerede fint med 50 fakturaer om måneden, er ikke nødvendigvis lige så effektiv, når antallet er blevet femdoblet.

Udfordringen handler ikke kun om at sende fakturaerne. Betalinger skal registreres, forfaldne beløb skal følges op, og der skal være styr på, hvor mange penge virksomheden har til gode. Samtidig kan en voksende omsætning betyde, at stadig mere kapital bliver bundet hos kunderne.

Her kan factoring være relevant, fordi finansiering af fakturaerne kombineres med håndtering af debitoradministrationen. Det kan gøre det lettere at lade økonomifunktionen følge med virksomhedens aktivitetsniveau uden tilsvarende at øge mængden af manuelt arbejde.

Flere fakturaer kræver bedre processer

Det er sjældent én administrativ opgave, der skaber problemer. Det er summen af mange små opgaver, der vokser i takt med forretningen.

Der kan være grund til at se nærmere på virksomhedens processer, hvis:

• medarbejdere bruger stadig mere tid på betalingsopfølgning,
• forfaldne fakturaer bliver opdaget senere end tidligere,
• overblikket over debitorerne kræver mange manuelle arbejdsgange,
• længere betalingsfrister begynder at presse likviditeten,
• økonomiafdelingen bruger tid på rutiner, som tager fokus fra andre opgaver.

I den situation er løsningen ikke nødvendigvis blot at ansætte flere medarbejdere. Det kan også være relevant at undersøge, om arbejdsprocesserne kan organiseres anderledes.

En velfungerende økonomifunktion bør kunne håndtere udsving i aktivitetsniveauet. Hvis hver ny kunde automatisk medfører mærkbart mere administration, kan det være et tegn på, at arbejdsgangene bør justeres.

Likviditet og administration hænger sammen

Debitorstyring bliver ofte betragtet som en administrativ disciplin, mens likviditet hører hjemme i finansieringen. I praksis er de to områder tæt forbundne.

Når en kunde får en betalingsfrist, finansierer virksomheden selv perioden fra leveringen, til fakturaen bliver betalt. Hvis antallet af fakturaer vokser, kan det samlede beløb hos debitorerne derfor også vokse hurtigt.

Ved fakturabelåning kan virksomheden få finansieret en del af sine udestående fakturaer tidligere, mens kunden fortsat betaler efter den aftalte betalingsfrist. Samtidig kan den løbende fakturaadministration og opfølgning håndteres eksternt.

Det gør det muligt at arbejde med både pengestrøm og administration som dele af den samme proces frem for som to isolerede udfordringer.

Skalérbarhed handler også om økonomifunktionen

Virksomheder bruger ofte tid på at gøre salg, produktion og digitale systemer klar til vækst. Økonomifunktionen fortjener samme opmærksomhed.

Det betyder ikke, at alle administrative opgaver nødvendigvis skal flyttes ud af virksomheden. Nogle processer giver god mening at beholde internt. Andre kan med fordel organiseres, automatiseres eller håndteres af en ekstern samarbejdspartner.

Det afgørende er, at økonomiadministrationen ikke bliver en flaskehals, når aktiviteten stiger. Med faste processer for fakturering, betalingsopfølgning og finansiering af tilgodehavender bliver det lettere at håndtere flere kunder uden at miste overblikket undervejs.