REKLAME

Et hurtigt videomøde kræver sjældent den store produktion. Man sender et link, åbner kameraet og går i gang. Men når 20 deltagere bliver til 200, når ledelsen skal præsentere et årsresultat, eller når medarbejdere fra flere lande skal stemme, stille spørgsmål og bevæge sig mellem forskellige sessioner, ændrer opgaven karakter.

Så er der ikke længere bare tale om et videokald. Det virtuelle møde bliver et digitalt arrangement med sit eget deltagerflow, sin egen teknik og sine egne krav til brugeroplevelsen.

Det er en vigtig forskel, fordi mange problemer opstår, når et større onlinearrangement bliver planlagt efter samme model som det ugentlige teammøde. En løsning, der fungerer glimrende til otte kolleger, er ikke nødvendigvis den rigtige ramme om en generalforsamling, et Town Hall eller en større produktpræsentation.

Det virtuelle møde begynder før livestreamen

For den enkelte deltager starter arrangementet sjældent, når oplægsholderen går på. Det starter allerede ved invitationen, registreringen og adgangen til den digitale platform.

Kan deltageren finde sit link? Kræver adgangen en bestemt konto? Er det tydeligt, hvornår arrangementet begynder? Ved brugeren, hvor spørgsmål skal stilles, og hvor næste session findes?

Den slags virker måske som små detaljer, men de er en væsentlig del af den samlede digitale oplevelse. Hvis 15 procent af deltagerne bruger de første ti minutter på at finde den rigtige adgang, har problemet ikke noget med oplæggets kvalitet at gøre. Det ligger i brugerrejsen.

Ved større virtuelle arrangementer kan det derfor give mening at samle funktionerne i en portal, hvor deltageren kan finde program, livestream, registrering og interaktive funktioner samme sted.

Det minder på mange måder om arbejdet med en hjemmeside. Brugeren bør ikke behøve kende systemets opbygning for at kunne anvende det. Navigation og funktioner skal være så logiske, at teknikken ikke bliver en opgave i sig selv.

Samtidig kan arrangøren med fordel være meget konkret i kommunikationen før mødet. Et par linjer om browser, login, starttidspunkt og muligheder for deltagelse kan forebygge en overraskende stor del af de spørgsmål, der ellers kommer få minutter før start.

Et virtuelt møde skal give deltagerne noget at gøre

En livestream kan formidle et oplæg effektivt, men virtuelle arrangementer bliver hurtigt passive, hvis deltagerens eneste mulighed er at se og lytte.

Ved planlægningen af et professionelt virtuelt møde beskriver AV GROUP blandt andet muligheder som registreringsmodul, breakout-rum og liveafstemninger samt skræddersyede platforme til forskellige arrangementstyper.

Det åbner for et andet spørgsmål end blot “kan alle se med?” Nemlig: Hvad skal deltagerne kunne foretage sig undervejs?

Ved et Town Hall kan det være spørgsmål til ledelsen. Ved en generalforsamling kan registrering og afstemning være centrale funktioner. Til en konference kan mindre breakout-rum give mulighed for diskussion, mens et digitalt awardshow måske har mere brug for grafiske elementer og et samlet visuelt univers.

Der er ingen grund til at tilføje interaktion alene for aktivitetens skyld. En afstemning skal have et formål, og et breakout-rum skal passe ind i programmet. Men når funktionerne understøtter arrangementets indhold, bliver deltageren i højere grad en aktiv del af mødet.

Det kan være nyttigt at beslutte på forhånd:

• hvilke funktioner deltagerne faktisk skal bruge
• hvornår spørgsmål kan stilles
• om alle skal kunne skrive i chatten
• om der skal gennemføres afstemninger
• om deltagerne skal opdeles i mindre grupper
• hvem der modererer de digitale input.

Især det sidste punkt bliver let overset. Hvis hundredvis af deltagere kan stille spørgsmål, bør nogen også have ansvar for at sortere og videreformidle dem. Ellers kan en god teknisk funktion hurtigt udvikle sig til en uoverskuelig strøm af input.

Den virtuelle produktion bør have sin egen køreplan

Et større virtuelt møde bør ikke kun have et program for deltagerne. Der bør også eksistere en køreplan bag kulissen.

Hvornår går næste taler live? Hvilken præsentation skal vises? Hvornår åbner en afstemning? Hvem holder øje med spørgsmål? Hvad vises på skærmen, hvis et oplæg slutter tre minutter tidligere end planlagt?

Jo større produktionen bliver, desto mere minder afviklingen om et digitalt tv-format end om et almindeligt onlinearbejdsmøde.

Her har lyd og billede naturligvis stor betydning. En dårlig mikrofon bliver meget hurtigt anstrengende, når en deltager lytter gennem hovedtelefoner, og stor forsinkelse mellem billede, lyd og interaktive funktioner kan skabe forvirring, især ved liveafstemninger eller dialog.

Men den vigtigste tekniske løsning er ikke nødvendigvis den mest avancerede. Den er den, der passer til arrangementet.

En intern orientering til 50 medarbejdere behøver ikke samme platform eller visuelle produktion som en digital generalforsamling med registrering og afstemninger. På samme måde bør et internationalt event med flere programpunkter ikke automatisk presses ind i den enkleste videomødeskabelon, bare fordi alle allerede har programmet installeret.

Det giver derfor mening at begynde med formålet og derefter vælge teknikken. Hvem deltager? Hvad skal de kunne? Hvor vigtig er interaktionen? Skal arrangementet kunne dokumenteres eller ses igen? Og hvor alvorlig er konsekvensen, hvis en central funktion går ned undervejs?

Når de spørgsmål er besvaret, bliver det langt lettere at afgøre, hvor avanceret løsningen behøver at være.

Virtuelle møder er på den måde blevet deres eget digitale format. De kan være helt enkle, men de kan også rumme registrering, streaming, afstemning, grafik, flere digitale rum og hundredvis af samtidige deltagere.

Det afgørende er ikke at gøre hvert møde til en stor produktion. Det er at erkende, hvornår det ikke længere er nok bare at sende et videolink – og i stedet bygge den digitale ramme, som passer til det arrangement, deltagerne faktisk skal være en del af.